Managementassistent
Senior Managementassistent College van Bestuur
Ben jij een proactieve en ervaren managementassistent die energie krijgt van een afwisselende baan in een dynamische onderwijsomgeving?
Het Bestuursbureau van MBO Utrecht zoekt een enthousiaste professional die het verschil maakt in de ondersteuning van ons College van Bestuur – in het bijzonder van de voorzitter. Het College van Bestuur (CvB) van MBO Utrecht geeft leiding aan de strategische koers en het beleid van onze instelling. Binnen dit team is professionele ondersteuning onmisbaar. Als senior managementassistent draag jij eraan bij dat de bestuurders hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je werkt in een dynamische omgeving, waarin nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid en vooruitdenken vanzelfsprekend zijn. De samenstelling van het College van Bestuur is onlangs volledig vernieuwd. Dit maakt dat je als managementassistent instapt in een fase van verandering en vernieuwing, waarin ruimte is om processen mee vorm te geven en actief bij te dragen aan de verdere professionalisering van het Bestuursbureau.
Wat ga je doen?
Als senior managementassistent ben jij de verbindende schakel binnen de organisatie. Je zorgt er voor dat alles achter de schermen soepel verloopt en fungeert als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende interne en externe stakeholders. Je combineert overzicht houden met daadkrachtig handelen en brengt structuur en rust in een soms hectische omgeving.
Je taken bestaan onder andere uit:
- Regievoeren – zowel procesmatig als inhoudelijk – op de agenda en ondersteuning van de voorzitter van het College van Bestuur, bij afwezigheid van je collega verzorg je ook het agendabeheer van het Lid College van Bestuur;
- Ondersteuning bieden aan de bestuurssecretaris en de Raad van Toezicht bij bijvoorbeeld het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Beheer diverse mailboxen (van de bestuurders en het secretariaat);
- Organiseren en coördineren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief facilitaire en logistieke ondersteuning;
- Bijdragen aan de bestuurlijke jaaragenda en zorgen voor tijdige opvolging van acties;
- Zorgen voor actueel en overzichtelijk dossier- en archiefbeheer, inclusief intranetcontent;
- Signaleren van verbeterkansen en toepassen van nieuwe ideeën om het vak en de werkprocessen te vernieuwen;
- Je werkt nauw samen met de andere collega’s van het Bestuursbureau.
Jouw profiel
Wij zoeken een collega die stevig in de schoenen staat, maar ook samenwerking en verbinding vooropstelt. Je bent proactief, accuraat en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden. Jij hebt de sensitiviteit om de organisatie snel te doorgronden, de regie te nemen waar nodig, en tegelijkertijd een toegankelijke en dienstverlenende houding richting collega’s en externe partners.
Verder breng je mee:
- HBO werk- en denkniveau;
- Recente ervaring als managementassistent op een bestuurssecretariaat (ervaring bij een onderwijsorganisatie is een pré);
- Uitstekende digitale en schriftelijke vaardigheden en ervaring met Microsoft Office 365 (ervaring met iBabs is een pré);
- Ben je communicatief vaardig en klantgericht • Heb je het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren;
- Ben je proactief, oplossingsgericht en enthousiast om vernieuwingen binnen het vakgebied te signaleren en te vertalen naar de praktijk.
Ons aanbod
Een afwisselende baan in een leuke (kleinschalige) onderwijsorganisatie voor Middelbaar Beroepsonderwijs die volop in beweging is;
- Een aanstelling voor 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging of een vaste aanstelling (0,7 fte);
- Het bruto maandsalaris bedraagt – afhankelijk van ervaring, kennis en capaciteiten – bij een fulltime dienstverband minimaal € 2.965 en maximaal € 4.403 per maand (schaal 8 cao mbo); 8% vakantiegeld, 8,33% eindejaarsuitkering, pensioen via ABP;
- Mogelijkheden tot thuiswerken in overleg; De werkdagen worden in overleg vastgesteld, met vrijdag als vaste werkdag;
- Een goede werk/privé balans (ruime vakantieregeling, mogelijkheid tot diverse vormen van verlof);
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder fiscaal voordeel voor fitness/sportabonnementen en een bijdrage voor de aanvullende zorgverzekering.
Je werkt op onze onderwijsboulevard aan de Australiëlaan in Utrecht.
Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Jochim Schueler, Hoofd Bestuursbureau via j.schueler@mboutrecht.nl. Je kunt tot en met 21 september 2025 solliciteren. Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Het eerste gesprek zal op donderdag 25 september gepland worden.
Aquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld!