Secretaresse
Administratief medewerker/secretaresse (m/v) Tijdelijk met uitzicht op vast
De vereniging samenwerkingsverband voortgezet (speciaal) onderwijs Midden-Holland & Rijnstreek, gevestigd te Gouda, is belast met de uitvoering van passend onderwijs, de coördinatie van de overstap PO-VO als ook de coördinatie van de overstap VO-MBO. Het verstrekt toelaatbaarheidsverklaringen voor het voorgezet speciaal onderwijs en het praktijkonderwijs. Daarnaast is het bestrijden van het voortijdig schoolverlaten een belangrijke taak.
Bij het samenwerkingsverband zijn 11 schoolbesturen voor VO en VSO aangesloten en het omvat 35 schoollocaties voor VO en VSO.
De werkzaamheden worden uitgevoerd in ons kantoor te Gouda en bij voorkeur ben je beschikbaar op – in ieder geval – de woensdag. Samen met een collega vorm je het secretariaat.
Het secretariaat draagt zorg voor een goed verloop van alle administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden van de organisatie.
Het secretariaat draagt zorg voor reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van acties. Daarnaast biedt het ondersteuning bij het voorbereiden van de bedrijfsvoering. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden van het secretariaat te waarborgen, wordt een gezamenlijke werkwijze gehanteerd en wordt belangrijke informatie gedeeld om inzicht in elkaars werk te hebben en houden. Het secretariaat speelt tevens een centrale rol met betrekking tot aan de MR, financiën, personeel en externe instanties gerelateerde onderwerpen.
Wat zijn de werkzaamheden?
- Het verlenen van secretariële ondersteuning aan bestuur, directie en diverse interne overleggen, waaronder de commissie die de toelaatbaarheidsverklaringen voortgezet speciaal onderwijs resp. voor het praktijkonderwijs verzorgt
- Het voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel in- als extern. Denk hierbij aan het verzamelen van vergaderstukken, bewaken en opvolgen van de actiepunten
- Het digitaal bijhouden van in- en externe (vergader-) dossiers
- Het zorgen voor de tijdige aanleveren van de stukken voor de commissies belast met de toelaatbaarheidsverklaringen VSO en Praktijkonderwijs, alsook het versturen van de verklaring
- Het naar eigen inzicht voorbereiden en afhandelen van (digitale) correspondentie, zowel in- als extern
- Het onderhouden van telefonische contacten, zowel in- als extern
- Het up-to-date houden van de website en het intranet
- Het opmaken en versturen van facturen en beschikkingen
- Het bewaken van de huisstijl en verzorgen van externe communicatie
- Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten
- Het redigeren van beleidsstukken en het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten