Adviseur Inkoop en Contractmanagement

Binnen OSVS hebben we de basis gelegd voor professioneel inkopen. We werken met een hybride inkoopwerkwijze, hebben op onze scholen bestellers aangewezen en gebruiken een digitaal systeem voor bestellingen en contractbeheer. De volgende stap is om deze werkwijze verder te verbeteren en stevig te verankeren in de organisatie.
Als Adviseur Inkoop en Contractmanagement begeleid je onze scholen en het bestuursbureau bij inkopen, aanbestedingen en contractbeheer. Daarbij houd je zicht op kansen, risico’s en belangrijke contractmomenten.

Wat ga je doen
Je helpt collega’s om binnen de afgesproken inkoopwerkwijze hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Je legt uit welke route zij moeten volgen, denkt mee over praktische oplossingen en spreekt hen constructief aan wanneer afspraken niet worden nageleefd.
Inkooporganisatie begeleiden
Je ondersteunt de bestellers op onze scholen bij het gebruik van het digitale bestel- en inkoopproces. Je beantwoordt vragen, signaleert waar het proces nog niet goed loopt en zorgt er samen met de scholen voor dat bestellingen via de aangewezen bestellers verlopen.

Inkoop en contractering
Bij grotere of complexere inkopen begeleid je scholen en afdelingen vanaf de inkoopbehoefte tot en met het afsluiten van de overeenkomst. Je helpt bij het formuleren van de behoefte, het bepalen van de juiste inkooproute, het benaderen en beoordelen van leveranciers en het vastleggen van afspraken.
We verwachten gemiddeld ongeveer twee Europese aanbestedingen per jaar. Afhankelijk van je kennis en ervaring begeleid je deze zelfstandig of samen met een extern gespecialiseerd inkoopbureau.

Contractbeheer
Je ondersteunt contracteigenaren bij het beoordelen van offertes en overeenkomsten. Je kijkt kritisch naar voorwaarden, looptijden, verplichtingen en andere afspraken en signaleert onduidelijkheden, risico’s of voor OSVS ongunstige bepalingen. Samen met de contracteigenaar bepaal je wat nodig is voordat een overeenkomst wordt gesloten
Na het afsluiten van een contract zorg je er samen met de contracteigenaar voor dat de contractgegevens volledig en actueel zijn. Je bewaakt looptijden en belangrijke momenten, zodat tijdig wordt gehandeld bij evaluatie, verlenging, beëindiging of een nieuwe inkoopprocedure. De contracteigenaar blijft inhoudelijk verantwoordelijk; jij zorgt voor structuur, overzicht en begeleiding.

Analyse en planning
Je analyseert periodiek onze inkoopgegevens en stelt onder andere de inkoopscan en spendanalyse op aan de hand van de inkooppakketten van PIANOo. Daarmee maak je kansen, risico’s en aandachtspunten zichtbaar, zoals versnippering over leveranciers, mogelijke aanbestedingsverplichtingen, ontbrekende contracten en mogelijkheden om inkopen organisatiebreed te bundelen. Ook breng je in beeld welke inkooptrajecten eraan komen en waarop OSVS tijdig moet anticiperen.

Wie zoeken wij
Je combineert kennis van inkoop en contractmanagement met het vermogen om collega’s mee te nemen in processen en werkwijzen. Je kunt uitleggen waarom afspraken nodig zijn, helpt collega’s om daarnaar te handelen en bent duidelijk wanneer dat niet gebeurt. Omdat je binnen OSVS de inkoopfunctie grotendeels zelfstandig vervult, zoeken we iemand met relevante ervaring. Je hoeft niet op ieder onderdeel specialist te zijn.
Je brengt het volgende mee
•  hbo-werk- en -denkniveau;
•  relevante ervaring met inkoop en/of contractmanagement;
•  ervaring met het zelfstandig organiseren en begeleiden van inkooptrajecten;
•  sterke communicatieve vaardigheden en het meenemen collega’s in nieuwe processen en werkwijzen;
•  een zorgvuldige, gestructureerde werkwijze en goed overzicht;
•  analytisch inzicht om inkoopgegevens te vertalen naar concrete aandachtspunten;
•  een praktische instelling en de durf om collega’s op een constructieve manier aan te spreken.

Kennis van Europese aanbestedingswetgeving en andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkoop is een pré, maar geen vereiste. Belangrijker is dat je ervaring hebt met inkoopprocessen, nieuwe materie snel eigen maakt en weet wanneer specialistische kennis nodig is.

Jouw plek binnen OSVS
Je werkt op het bestuursbureau binnen de afdeling Financiën, Inkoop en Controle en valt rechtstreeks onder de Manager Financiën, Inkoop en Controle. Je werkt organisatiebreed samen met bestellers, contracteigenaren, medewerkers van het bestuursbureau en de directies van onze scholen.

Over OSVS
Openbare Scholengroep Vlaardingen Schiedam verzorgt openbaar voortgezet onderwijs op acht scholen in Vlaardingen en Schiedam. Vanuit het bestuursbureau ondersteunen wij onze scholen onder andere op het gebied van financiën, HR, ICT, huisvesting en communicatie.
De afdeling Financiën, Inkoop en Controle ondersteunt de scholen en het bestuur bij een gezonde, transparante en toekomstbestendige bedrijfsvoering. We zorgen voor een betrouwbare administratie, heldere managementinformatie en professionele processen.

Wat bieden wij
Je krijgt een afwisselende functie met veel contact binnen onze scholen en het bestuursbureau, waarin je zichtbaar kunt bijdragen aan de verdere professionalisering van inkoop binnen OSVS.
•  een dienstverband van 0,8 tot 1,0 fte;
•  inschaling in schaal 10 of 11 van de cao voortgezet onderwijs, afhankelijk van je kennis, ervaring en de zelfstandigheid en expertise die je meebrengt;
•  ruimte om je vakgebied verder vorm te geven;
•  ruimte voor opleiding en professionele ontwikkeling;
•  goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao voortgezet onderwijs.

Procedure
Spreekt deze functie je aan en wil je bijdragen aan de verdere professionalisering van inkoop binnen OSVS? Stuur dan uiterlijk 11 oktober je cv en een korte motivatie, in een vorm die bij jou past, naar solliciteren@osvs.nl, ter attentie van Roy van den Oever.
We willen deze vacature graag zo snel mogelijk invullen. Daarom wachten we niet tot de sluitingsdatum met het bekijken van reacties en kunnen we geschikte kandidaten al eerder uitnodigen voor een gesprek.
Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Meer informatie over onze organisatie vind je op www.osvs.nl.
Wil je eerst verkennen of deze functie bij je past, of heb je inhoudelijke vragen over de vacature?
Neem dan contact op met Roy van den Oever, Manager Financiën, Inkoop en Controle, via rvandenoever@osvs.nl.

Klik hier voor meer informatie over deze vacature