Ambtelijk secretaris medezeggenschap – 32 uur

Ben jij de spin in het web van de (bestuurlijke) besluitvormingsprocessen? Wij zijn op zoek naar een ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de bestuurssecretaris, de medezeggenschapsraden en het College van Bestuur. Als ambtelijk secretaris bevind je je in het bestuurlijke hart van de instelling. Je zorgt voor procesmatige en inhoudelijke ondersteuning van verschillende bestuurlijke overleggen tussen het College van Bestuur (CvB) en de Ondernemingsraad (OR), Studentenraad (SR) en de Raad van Toezicht (RvT). In deze soms hectische rol heb je contact met collega’s in de hele instelling en werk je samen met diverse stakeholders, zoals directeuren, managers van de diensten, beleidsadviseurs, secretariaten, etc.

Dit ga je doen

Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en verslaglegging van bestuurlijke overleggen. Je zorgt voor een soepele en effectieve communicatie tussen het CvB en de medezeggenschap en bewaakt de voortgang van besluitvorming. Een belangrijk taakgebied is de inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van de bestuurlijke overlegvormen. Ook de kwaliteit van de beslisdocumenten en de kritische besluitvormingsprocessen behoren hiertoe.

In deze rol is het daarom van belang dat je plezier hebt in procesvoering, begrip hebt van de strategische agenda, stuurt op besluitvormingsprocessen, een goed beeld hebt van de governance en je in staat bent de bestuurssecretaris, het CvB en de medezeggenschapsraden vakkundig te faciliteren. Je ondersteunt, organiseert, coördineert, stuurt, bewaakt en adviseert.

Je bent onderdeel van team Bestuurlijke ondersteuning van de dienst Bestuur, Control en Kwaliteit.

Samengevat zijn dit je taken:

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen tussen CvB en de OR, SR en RvT;

• Monitoren van de voortgang van besluiten en actiepunten;

• Ondersteunen en adviseren van de OR en de SR bij de uitoefening van hun wettelijke rechten, waaronder advies- en instemmingsrecht op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB), het professioneel statuut en de cao mbo. Je bent vraagbaak voor alle leden van de OR en SR m.b.t. wet- en regelgeving, status dossiers, procedures en planning;

• Opstellen en beheren van advies- en instemmingsaanvragen namens het CvB voor OR en SR en het voorbereiden van de door de OR en SR uit te brengen adviezen;

• Ondersteunen van de bestuurssecretaris bij juridische en bestuurlijke vraagstukken;

• Het beheren van het digitaal archief van de SR, OR en zijn commissies;

• Bijdragen aan optimalisatie van bestuurlijke processen.

Dit vragen we van je

Je werkt integer, zorgvuldig en servicegericht. Je staat met veel mensen en groepen in contact, maar grote delen van je werk voer je zelfstandig uit. Je neemt gemakkelijk initiatief en denkt in kansen en oplossingen. Plannen, organiseren, monitoren en archiveren gaat bij jou automatisch, dat is je tweede natuur.

Verder heb je nodig:

• Afgeronde hbo-opleiding in relevante richting als Rechten, Bestuurskunde of Bedrijfskunde;

• Kennis van relevante wet- en regelgeving;

• Ervaring met bestuurlijke en juridische vraagstukken;

• Affiniteit met de onderwijssector is een pré;

• Ervaring met nieuwe manieren van slim en digitaal (samen)werken: we zijn benieuwd wat wij van jou kunnen leren;

• Organisatiesensitiviteit; je hebt gevoel voor verhoudingen en belangen in een organisatie, weet hoe draagvlak werkt en houdt bij acties rekening met de gevolgen voor de organisatie;

• Uitstekende schriftelijke én mondelinge vaardigheden. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en weet complexe informatie te vertalen naar compacte en duidelijke teksten in de verslagen, je antwoorden en adviezen;

• Beschikbaarheid op in elk geval de maandag en woensdag.

   

MBO Amersfoort streeft ernaar een inclusieve organisatie te zijn, waarin iedereen waarde toevoegt. Val je onder de doelgroep banenafspraken? Dan heb je bij gelijke geschiktheid voorrang.

Dit bieden we je

Een baan midden in het bestuurlijk centrum van een onderwijsinstelling. Je loopt letterlijk tussen de studenten en ziet direct waar je het voor doet. Een functie met impact en ruimte voor vernieuwingen én eigen initiatief.

We bieden een bruto maandsalaris van minimaal € 3.181 tot maximaal € 4.708 bij een fulltime dienstverband (schaal 9 van de cao mbo). Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%. De formele functie binnen het functiegebouw van MBO Amersfoort is beleidsondersteuner.  

Verder bieden we: 

• Een jaarcontract vanaf 1 september met uitzicht op verlenging;

• Pensioenopbouw bij het ABP;

• Ruime hoeveelheid verlofdagen en verschillende verlofregelingen, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, seniorenverlof en zorgverlof;

• Gunstige regelingen voor de vergoeding van je reiskosten, waaronder een NS Business Card;

• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een vaste maandelijkse bijdrage in je ziektekostenverzekering;

• Een royaal aanbod opleidings-en ontwikkelmogelijkheden met aandacht voor jouw professionele ontwikkeling;

• Keuze uit verschillende mogelijkheden om je leefstijl & vitaliteit te bevorderen, zoals gratis sporten bij Fitacademie Bokkeduinen en de mogelijkheid om voordelig een nieuwe fiets aan te schaffen.

Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Dit zijn wij
Bij MBO Amersfoort kunnen mbo-studenten kiezen uit 120 praktijkopleidingen verdeeld over 14 scholen en 10 locaties.  Op alle scholen gaan we voor het succes van onze studenten. Leren in de praktijk staat centraal. Daarom werken we samen met het bedrijfsleven, brancheorganisaties en onze eigen onderwijsbedrijven. We vinden het belangrijk dat iedereen, student én medewerker, zich bij MBO Amersfoort thuis en veilig voelt.

Dienst Bestuur, Control & Kwaliteit

Niet voor de klas en toch onmisbaar voor het succes van onze studenten. Dat zijn we bij de Dienst Bestuur, Control & Kwaliteit (BCK). Bij BCK werken ongeveer 22 collega’s in drie functionele teams (Bestuurlijke ondersteuning, Finance & Control en Strategie & Kwaliteit). BCK helpt MBO Amersfoort om grip te houden op de strategische koers door inzicht te

geven in effectiviteit, kwaliteit, risico’s en voortgang. Zij zijn gesprekspartners en adviseurs voor het College van Bestuur, leidinggevenden, medezeggenschapsraden en teams.

We waarderen de unieke kennis, talenten en persoonlijkheden van alle collega’s. Die diversiteit leidt tot creativiteit en innovatie. BCK werkt vanaf locatie Leusderweg en wordt in duaal leiderschap aangestuurd door twee managers.  

Ondernemingsraad

De OR bestaat uit 13 leden en is dit jaar gestart in een nieuwe samenstelling. Er wordt gebouwd aan een hecht team dat in goede onderlinge samenwerking en in constructieve interactie met de bestuurder haar taak wil uitvoeren. De ambtelijk secretaris speelt hierbij een belangrijke verbindende rol binnen en buiten de OR. Op woensdag vergadert de OR. Die dag werk je voor de OR. Je staat in nauw contact met de voorzitter en de vicevoorzitter van de OR. Het College van Bestuur en de Ondernemingsraad spreken elkaar op regelmatige basis. Ongeveer één maal per zes weken vindt de reguliere overlegvergadering plaats. Iedere vergadering gaat vooraf door een voorbereidend agendaoverleg. Binnen de ondernemingsraad wordt gewerkt met een aantal commissies op het gebied van HR, financiën, arbo en onderwijs en zijn er werkgroepen op het gebied van communicatie, werkdrukplan en ICT. In een commissie diept een aantal OR-leden bepaalde thema’s uit, al dan niet ondersteund door medewerkers van de betreffende dienst. Tijdens de commissievergaderingen sluit jij in je rol als ambtelijk secretaris ook aan.

Studentenraad

MBO Amersfoort heeft een enthousiaste studentenraad die het onderwijs wil verbeteren voor en door studenten. De studentenraad houdt zich actief bezig met het beleid en de gang van zaken binnen MBO Amersfoort. De student staat daarbij centraal. De studentenraad vergadert eenmaal per maand met de portefeuillehouder het College van Bestuur en vergadert twee keer per maand onderling. Deze zijn overleggen zijn op de maandagmiddag. Tijdens deze vergaderingen sluit jij als ambtelijk secretaris aan.

Raad van Toezicht

De RvT houdt integraal toezicht op de realisatie van de doelstellingen van MBO Amersfoort. Hierbij wordt gekeken naar het beleid van het CvB en de algemene gang van zaken in de stichting en de door haar in standgehouden organisatieonderdelen. De Raad van Toezicht vergadert ongeveer 6 keer per jaar met het college van bestuur. Tevens zijn er verschillende commissievergaderingen die gedurende het schooljaar plaatsvinden. De Raad van Toezicht van MBO Amersfoort bestaat uit vijf leden.

Spreekt de baan je aan?

We zien je sollicitatie graag uiterlijk vrijdag 13 juni tegemoet via de sollicitatiebutton. De eerste sollicitatiegesprekken worden gepland op donderdagmiddag 19 juni. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anique Bosman – Bestuurssecretaris en Manager dienst Bestuur, Control & Kwaliteit – via 06-30994401.  

Klik hier voor meer informatie over deze vacature