Bestuurs-/Directiesecretaresse Tijdelijk

FTE: van 0.5 tot 0.5

Salarisschaal: Tijdelijk

Wij zijn per direct op zoek naar een:

Bestuurs-/Directiesecretaresse

Het betreft een aanstelling voor 0,5 fte.

De werkdagen zijn in ieder geval op de woensdag en vrijdag.
Een keer per maand notuleer je de MR vergadering op de dinsdagavond. (dit is onderdeel van de werkomvang van 0,5 fte) De overige uren kun je in overleg invullen.

Dit ga je doen:

Je verleent secretariële ondersteuning ten behoeve van het bestuur en de directie. Je kunt dan denken aan:

• Het behandelen van de (elektronische) post en het beantwoorden van de telefoon t.b.v. bestuur/de directie.
• Je organiseert en doet de voorbereiding van uiteenlopende vergaderingen en (vertrouwelijke) bijeenkomsten van het bestuur/de directie.
• completeert vergaderstukken.
• voegt relevante achtergrondinformatie bij.
• attendeert op bijzondere aandachtspunten.
• notuleert en verzorgt inhoudelijk de verslaglegging (MR en RvT)
• bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
• Je stelt brieven op voor het bestuur/de directie en werkt deze uit.
• Je bewaakt en houdt de agenda bij van het bestuur/de directie en controleert op het nakomen van afspraken.
• Je zet het (werk)archief van het bestuur/de directie op en houdt deze bij.
• Je beheert de door het bestuur/de directie vastgestelde beleidsdocumenten.
• Je vervult een bufferfunctie tussen het bestuur/de directie en interne medewerkers respectievelijke externe instanties.
• Je helpt bij het bewaken van de uitvoering van de beleidsagenda van het bestuur/de directie en daarmee verband houdende processen.
• Je organiseert diverse bijeenkomsten en bedrijfsuitjes.

• Je bent in het bezit van een MBO+ opleiding en bezit theoretische en praktische kennis en ervaring in management ondersteunende werkzaamheden en werktechnieken.
• Je kunt goed inschatten wat het belang is van binnengekomen correspondentie en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht de voor de afhandeling benodigde informatie toe.
• Je bent vaardig in het op basis van globale aanwijzingen opstellen van notities, brieven, e.d.
• Je kunt goed hoofd en bijzaken onderscheiden en dit formuleren tot actiepunten.
• Je bent sensitief en weet wat er speelt op diverse niveau’s.
• Je kunt goed schakelen tussen personeel, directie, bestuur en externen.
• Je bent servicegericht, proactief en hebt aan een half woord genoeg.
• Je bent vaardig in het uitwerken van een bestuurs-/directie agenda, het notuleren van vergaderingen en het vormen en bijhouden van vergaderdossiers en het bestuurs-/directie archief.
• Je bent goed in het plannen en organiseren en het bewaken van besluitvormingsprocessen. Kortom je bent een spin in het web.
• Je hebt uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
• Het is een pre als je ervaring hebt binnen een schoolorganisatie

Over deze werkgever
De Waerdenborch is een openbare scholengemeenschap voor Vwo, Havo, en Vmbo. De hoofdvestiging is in Holten, de nevenvestiging is in Goor. De Waerdenborch vervult een streekfunctie. De beide vestigingen zijn vanuit de regio bereikbaar met de bus en de trein. Veel leerlingen komen op de fiets naar school. Binnen De Waerdenborch zijn acht afdelingen te onderscheiden. Elke afdeling kan worden gezien als een kleine 'school' waarbinnen het dagelijks onderwijs voor de leerling wordt verzorgd. De afdelingen zijn weer ondergebracht in drie sectoren, die worden geleid door een lid van de schoolleiding. Op deze manier kan het onderwijs in de verschillende afdelingen en sectoren goed op elkaar worden afgestemd. De schoolleiding verricht haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag van de school: Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs De Waerdenborch.