Secretaresse
Bestuursassistent College van Bestuur
Houd je ervan zelfstandig en in teamverband secretariële en organisatorische werkzaamheden uit te voeren voor ons College van Bestuur? Kun jij goed met inhoudelijk relevante en vertrouwelijke informatie omgaan? En weet jij afspraakaanvragen van externe bedrijven en interne collega’s goed op waarde te schatten? Lees dan snel verder wat mboRijnland jou te bieden heeft!
Want dit mag je als Bestuursassistent gaan doen …
Als Bestuursassistent maak je deel uit van het bestuurssecretariaat, een hecht team bestaande uit drie Bestuursassistenten en de bestuurssecretaris (tevens teamleider). Samen vormen jullie de drijvende kracht achter de ondersteuning van onze drie leden van het College van Bestuur, maar ook van de Raad van Toezicht. Door recente veranderingen binnen zowel het College van Bestuur als het bestuurssecretariaat, staan we aan het begin van een nieuwe fase. We zijn samen op zoek naar een frisse, professionele manier van werken die past bij de ambities van onze organisatie. Wij zijn volop in ontwikkeling en zoeken een collega die met ons mee wil bouwen aan deze vernieuwing. Iemand die initiatief toont, meedenkt en samen met ons de ondersteuning naar een hoger niveau tilt. Samen met je collega’s maak jij een werkverdeling, waarbij oog is voor ieders talent en ambitie.
Een overzicht van de werkzaamheden:
Je verzorgt op proactieve en zelfstandige wijze de administratieve ondersteuning van het College van Bestuur.
Je beheert de agenda, beoordeelt de urgentie van aanvragen en plant afspraken in.
Je organiseert bijeenkomsten voor het bestuur en maakt ook verslagen.
Je verzorgt in nauwe verbinding met het bestuur de administratieve en organisatorische voorbereiding van overleggen/vergaderingen.
Je notuleert bij vergaderingen, handelt actiepunten af en bewaakt de voortgang.
Je signaleert stagnaties in bijvoorbeeld de agenda en lost deze in overleg op.
Je beantwoordt al het inkomende telefoon- en mailverkeer en bent dus het eerste contact voor externe partijen.
Je ontvangt bezoekers Je houdt proactief alle digitale archieven bij.
Je houdt prioriteiten in het oog en spreekt mensen aan op hun verantwoordelijkheid.
En, je mag je het Rijnlands denken eigen maken! Klik op dezelink om meer te weten te komen over onze missie en kernwaarden.
En daar krijg je veel voor terug!
Een zelfstandige functie waarbij je in teamverband werkt. Een afwisselende baan, waarin je te maken hebt met inhoudelijk relevante en vertrouwelijke informatie. En er is meer! Je komt terecht in een toegewijd team en kunt rekenen op een salaris van minimaal € 2.965 tot maximaal € 4.403 bruto per maand bij een volle werkweek (schaal 8, cao mbo). Wij bieden een tijdelijke aanstelling die wij bij geschiktheid en gelijkblijvende omstandigheden graag voortzetten. Bovendien is jouw ontwikkeling voor ons een prioriteit. Met de mboRijnland-academie blijf je groeien, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk. Onze interne en externe trainers helpen je graag het maximale uit je werk en loopbaan te halen.
Daarnaast ontvang je als Bestuursassistent:
8.33% eindejaarsuitkering;
8% vakantietoeslag;
een bijdrage van 70% aan de pensioenpremie;
de mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen;
31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling van 36,86 uur per week;
een bijdrage aan de aanvullende ziektekostenverzekering;
een laptop volgens onze BYOD-regeling;
een telefoon- en thuiswerkvergoeding;
een bijdrage voor de sportschool; en
een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit een fietsregeling en NS-businesscard.
Bovendien zijn wij er voor iedereen
In ons onderwijs werken wij niet alleen aan de toekomst van onze studenten. Ook werken we aan de toekomst van onze samenleving. We leggen met ons onderwijs de basis voor een inclusieve samenleving, waarin iedereen meetelt en van waarde is en je altijd de kans krijgt je talenten te ontwikkelen. Ons onderwijs en ons handelen dragen ook bij aan een duurzame wereld.
Hoe je werkdag eruit zal zien?
We vroegen het de Bestuursassistenten:
Geen enkele dag ziet er hetzelfde uit. Soms heb je taken gepland staan en komt je dag er helemaal anders uit te zien. Want ineens komt er een spoedverzoek waardoor de dag helemaal anders loopt. Je werkt nauw samen met de andere Bestuursassistenten en de bestuurssecretaris en samen zorg je ervoor dat de dag voor de collegeleden vlekkeloos verloopt. Je bewaakt niet alleen hun agenda’s maar denkt proactief mee over tijd, prioritiet en samenhang in de planning. Je weet precies wie je wanneer en waarvoor nodig hebt. Tussendoor houdt je toezicht op de gezamenlijke mailbox en beantwoord je vragen of zet deze naar de juiste collega door. Je houdt van organiseren en hebt oog voor detail. Je voelt aan wanneer sensitiviteit nodig is en weet precies wanneer je moet schakelen en wanneer juist de rust bewaart.
We vroegen de Bestuursassistenten ook wat hen motiveert:
Wat ons motiveert is de afwisseling in werkzaamheden, de informele sfeer en collegialiteit.
Dus, herken jij jezelf hierin?
Allround administratief onderlegd.
Betrouwbaar en accuraat.
Collegiaal.
Toegankelijk.
Zelfstandig en toch goed kunnen samenwerken.
Verbindend en klantgericht.
Vriendelijk.
Snel kunnen schakelen tussen werkzaamheden.
Proactief en behulpzaam.
Stevig in je schoenen.
Stressbestendig.
Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.
En heb je deze vaardigheden op je cv staan?
Aantoonbaar mbo+ werk- en denkniveau.
Vaardigheid in het analyseren van gegevens.
Theoretische en praktische kennis van administratieve procedures en voorschriften.
Ervaring met notuleren.
Solliciteer dan bij ons als Bestuursassistent
Herken jij jezelf in deze omschrijving? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Klik hiervoor op onderstaande sollicitatiebutton en voeg je enthousiaste motivatiebrief en cv toe. Wil je nog iets meer weten over mboRijnland of de functie? Kijk dan op onze website of stuur een mail naar bestuurssecretaris Jerimi van Laar (06 44 59 89 33, jlaar@mborijnland.nl).
We plaatsen deze vacature voor Bestuursassistent zowel intern als extern. Waarbij interne kandidaten voorrang hebben in de procedure.