Managementassistent
Managementassistent/directiesecretaresse Tijdelijk met uitzicht op vast
Het Groene Hart Lyceum in Alphen aan den Rijn zoekt per direct een
MANAGEMENTASSISTENT/DIRECTIESECRETARESSE
(0,7-0,8 fte)
Ben jij een verbindende, enthousiaste spin in het web met affiniteit met het onderwijs? Is ontzorgen een tweede natuur voor je en hou je van afwisseling, dynamiek en uitdaging in je werk? Dan zijn we misschien wel op zoek naar jou!
Als managementassistent vorm je, samen met de directeur en afdelingsleiders van onze school, een onmisbaar onderdeel van het managementteam. Je verleent daarbij administratieve en secretariële ondersteuning aan de vestigingsdirectie en voert beleidsondersteunende werkzaamheden uit. Jij bent degene die de eindjes verbindt en geeft daarom gevraagd én ongevraagd advies over beleidsmatige en organisatorische zaken.
Kerntaken
- Het beheren en bewaken van de agenda’s van de directie.
- Het voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten van de directie.
- Het notuleren bij stafvergaderingen en bewaken van de voortgang van de daarin gemaakte afspraken.
- Het uitzetten en bijhouden van vacatures.
- Het naar eigen inzicht opstellen van concepten van brieven.
- Het optimaliseren van de werkprocessen en de administratieve organisatie.
- Het opmaken, bijwerken en actualiseren van interne regelingen en schooldocumenten en het sturen op de totstandkoming van deze stukken.
- Het actueel houden van de website en andere PR-kanalen.
- Het opstellen van managementinformatie, o.a. door het verzamelen van gegevens en het maken van overzichten ten behoeve van beleidsdocumenten.
- Het verrichten van onderzoek naar bepaalde procedures en wettelijke regelingen.
- Het bewaken van de gemaakte (beleids)afspraken.
- Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van adviezen aan de directie.
- Het signaleren van beleidsinhoudelijke en procedurele knelpunten en het aandragen van oplossingen daarvoor.