Medewerker Bestuurssecretariaat Tijdelijk met uitzicht op vast

FTE: circa 0,6 fte

Salarisschaal: Tijdelijk met uitzicht op vast

Ben jij iemand die collega’s graag proactief helpt, het leuk vindt om het visitekaartje van de organisatie te zijn en wil je werken voor de leukste scholen in ’t Gooi en omstreken? Lees dan snel verder want Stichting Alberdingk Thijm Scholen in Hilversum zoekt een enthousiaste medewerker bestuurssecretariaat die graag de schouders zet onder een diversiteit aan verschillende werkzaamheden!

Dit ga je doen

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je samen met de directiesecretaresse het bestuur op organisatorisch, administratief en secretarieel gebied. Samen met je directe collega ontzorg je de bestuurders en weet je precies wat er nodig is om gasten en collega’s zowel telefonisch als aan de receptie te woord te staan en adequaat te helpen. Iedere dag op het bestuurssecretariaat is anders!

Dit zijn je voornaamste werkzaamheden:

• Je ontvangt gasten en staat zowel interne als externe contacten telefonisch te woord;
• Je plant en bewaakt afspraken en werkzaamheden;
• Je verzamelt vergaderstukken zodat de bestuurders zich optimaal kunnen voorbereiden op overleggen;
• Je ondersteunt bij in- en externe overleggen en bijeenkomsten m.b.t. communicatie, catering en overige facilitaire zaken;
• Je maakt vervoer- en accommodatiereserveringen;
• Je beheert diverse mailboxen en zorgt zoveel mogelijk zelfstandig voor afhandeling of doorverwijzing;
• Je verzorgt de digitale archivering van relevante documenten;
• Je ondersteunt waar nodig andere collega’s van het bestuurskantoor bij administratieve of facilitaire werkzaamheden.

Dit is wie we zoeken

Jij wordt misschien wel onze nieuwe collega als je het volgende meebrengt:

• Je bent zelfstandig, representatief, accuraat, dienstverlenend, proactief en kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je bent in elk geval beschikbaar op donderdag en vrijdag, de andere werkdag is in overleg vast te stellen;
• Je hebt een afgeronde opleiding in de richting van receptioniste/secretaresse/managementassistente en/of recente werkervaring als secretarieel medewerker of receptioniste;
• Je bent communicatief vaardig en voelt feilloos aan hoe je je moet bewegen in verschillende situaties die zich voordoen;
• Je houdt van een informele werksfeer waarin er ook ruimte is voor een grap en een lach;
• Je bent een teamplayer;
• Je bent foutloos in de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je beheerst MS-Office en bent ICT-vaardig.

Dit mag je van ons verwachten

Deze functie is een uitgelezen kans om te werken binnen een ambitieuze organisatie en jezelf te blijven ontwikkelen. Onze arbeidsvoorwaarden zijn afgeleid van de cao voor het voortgezet onderwijs en omvatten onder andere een uitstekende pensioenvoorziening, een eindejaarsuitkering en – op fulltime basis – tenminste 50 vakantiedagen per jaar. Je inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring (min. € 1.979,- max. € 2.827,-) op basis van een fulltime dienstverband.

Word jij onze nieuwe collega?

Als je enthousiast wordt van bovenstaande, reageer dan uiterlijk 7 mei via de sollicitatiebutton. In verband met de meivakantie nemen we pas na 7 mei contact met je op of je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek. Heb je inhoudelijke vragen over de functie, dan kun je bellen met onze HR-manager Fenneke Kwint, telefoonnummer 06-20519500. We zien uit naar je reactie!

Over deze werkgever
De stichting Alberdingk Thijm Scholen is een grote scholengroep in het Gooi die garant staat voor kwalitatief goed onderwijs en een hoog ambitieniveau van leerlingen en leerkrachten. De stichting ondersteunt scholen in het voortgezet onderwijs en in het primair onderwijs in het bestuur, beleid en management. Speerpunten van de Alberdingk Thijm Scholen zijn ICT en internationalisering; elke school geeft daar op eigen wijze invulling aan.