Secretaresse
Directiesecretaresse (wtf 0,6) Tijdelijk met uitzicht op vast
Dit zijn wij!
Openbaar Onderwijs Groningen staat voor kwaliteit en kansengelijkheid in het onderwijs. Met ruim 2.200 medewerkers op 37 scholen wordt daar dagelijks hard aan gewerkt. Wij verzorgen basisonderwijs, speciaal en voortgezet onderwijs aan ruim 16.000 leerlingen in de prachtige stad Groningen. Een team van professionals adviseert en ondersteunt de scholen en de beide bestuursleden vanuit het ondersteuningsbureau op een centrale plek in de stad. Binnen het ondersteuningsbureau zijn diverse expertisegebieden ondergebracht waaronder onderwijskwaliteit, financiën, HR, huisvesting, facilitaire zaken, communicatie, inkoop, ICT, juridisch, secretariaat en concern control.
De afdeling bestuursondersteuning maakt onderdeel uit van het ondersteuningsbureau en draagt zorg voor bestuurlijke beleidsontwikkeling en advisering. De afdeling bestaat uit een bestuurssecretaris, een juridisch medewerker, een ambtelijk secretaris GMR en twee secretaresses.
Functie
Ben jij op zoek naar een uitdagende functie als ervaren secretaresse? En wil jij werken waar geen dag hetzelfde is? Wij bieden een informele en klantgerichte organisatie en de kans om het beste uit jezelf te halen en ons secretariaat te versterken.
Als ervaren secretaresse bied je samen met jouw collega vanuit het bestuurssecretariaat secretariële, organisatorische en inhoudelijke ondersteuning aan de bestuurders, de bestuurssecretaris en onderliggende processen. Jij bent proactief en enthousiast en krijgt energie van het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Je schakelt snel, bent servicegericht, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken. Improvisatietalent is hierbij een must.
Je bent organisatiesensitief en zorgt ervoor dat zaken slim en efficiënt geregeld worden en hebt vernieuwende ideeën om de workflow van jouw team slimmer te organiseren. Je laat je hierbij ondersteunen door de laatste technieken.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- coördineren van planningen voor processen van de bestuurders, schoolleiding en management;
- het bestuurssecretariaat fungeert als sparringpartner voor bestuurders, schoolleiding en management;
- complex agendabeheer; verbanden leggen tussen email, agenda en diverse overleggen en daarnaar handelen;
- het coördineren van diverse vergaderingen; voorbereiden, organiseren en notuleren van diverse vergaderingen en overlegvormen, het vastleggen, uitzetten en opvolgen van diverse acties en besluiten;
- mailboxbeheer en zoveel als mogelijk zelfstandig afhandelen of beoordelen wie binnen de organisatie aangehaakt dient te worden;
- het bestuurssecretariaat heeft een signaalfunctie ten behoeve van een optimale performance van het team en doet zo nodig verbetervoorstellen, je zorgt in afstemming en samenwerking met jouw collega’s dat de continuïteit van de dienstverlening van het secretariaat is gewaarborgd;
- het beheer van stichtingsdocumenten; beheren van documenten, statuten, autorisaties en contracten;
- instemmings- en adviesaanvragen; voorbereiden, registreren en bewaken voortgang van de raad van toezicht aan de medezeggenschapsorganen.