Administratief Medewerker
Medewerker leerlingadministratie Tijdelijk
Het IVKO heeft een vacature voor een medewerker op de leerlingenadministratie. We hebben een voorkeur voor een ervaren kandidaat uit het VO, maar staan ook open voor mensen met administratieve of secretariele ervaring in een andere sector. Je werkt samen met een ervaren collega.
De medewerker leerlingenadministratie is belast met het voeren van de leerlingenadministratie en het (met behulp van het Magister) produceren van verschillende overzichten, diploma’s en andere interne en externe administratieve producten, het bijdragen aan de totstandkoming van rapporten voor leerlingen en het toepassen van wettelijke voorschriften en regelingen met betrekking tot de leerlingenadministratie. Daarnaast vervult de leerlingadministratie een belangrijke rol in de ondersteuning van het examensecretariaat. Ook is de medewerker leerlingadministratie verantwoordelijk voor (een deel van) de communicatie van het IVKO met ouders en leerlingen. Als laatste is de leerlingenadministratie nauw betrokken in de organisatie van de open dagen en de intakemiddagen voor nieuwe leerlingen.
Het is essentieel dat de nieuwe medewerker leerlingadministratie op donderdag en vrijdag beschikbaar is ivm de bezetting. De derde dag is in onderling overleg. Eventueel kunnen de uren ook over vier dagen verspreid worden.
Taken:
- het voeren van de leerlingenadministratie in brede zin, bestaande uit o.a. het verzorgen van de invoer van (vertrouwelijke) persoonsgegevens in Magister, het verwerken van mutaties en het uitvoeren van bekostigingsgerelateerde werkzaamheden;
- de overstap van leerlingen van PO naar het IVKO administratief verwerken, daarbij is bijzonder dat het IVKO een speciale status als vakschool heeft in de kernprocedure en daarom een intake kent.
- bijdragen aan de totstandkoming van rapporten en diploma’s voor leerlingen;
- bijdragen aan de totstandkoming van gegevensleveringen voor en assisteren bij de voorbereiding van de centraal schriftelijke eindexamens (ism collega leerlingenadministratie en examensecretaris);
- organiseren van de pooling voor de examens;
- het verzorgen van de correspondentie namens de school middels brieven en mededelingen (ism schoolleiding en teamcoördinatoren);
- inrichten en bijhouden van archief van brieven;
- beantwoorden van uiteenlopende vragen van leerlingen, ouders en collega’s;
- volgen, bijhouden en doorontwikkelen van draaiboeken voor alle processen op de leerlingenadministratie (ism hoofd leerlingenadministratie van de MSA);
- verstrekken van mondelinge, telefonische en schriftelijke informatie aan belangstellenden over aanmelding, inschrijving en mutaties;
- ondersteuning van onder andere schoolleiding, examensecretaris, teamcoördinatoren en zorgcoördinator in diverse werkzaamheden.
- assisteren bij intakes en open dagen.